Comune di Avella - Provincia di Avellino -

Progetto Flussi documentali

PROT. N. 1468

AVVISO PUBBLICO

IL RESPONSABILE DELL’AREA AMMINISTRATIVA

RENDE NOTO

 
Che in esecuzione della delibera commissariale  n. 16 del 26-02-2011 di modifica del Regolamento comunale di gestione del Protocollo informatico, e della propria determinazione n. 07/2011, si è provveduto ad adeguare l’organizzazione dei processi di servizio e di supporto di questo Ente, con riferimento alla gestione del protocollo e dei flussi documentali, alla normativa nazionale in materia di amministrazione digitale, e, agli orientamenti strategici del Ministero dell’Innovazione e della Pubblica Amministrazione. Allo scopo, si è disposto quanto segue:


Protocollazione in uscita per i il Segretario generale e i Responsabili di Area.

Il Segretario generale ed i Responsabili di Area funzionale sono abilitati all’uso del sistema di protocollazione elettronica anche in orario di apertura dell’Ufficio protocollo, esclusivamente per le operazioni di protocollazione di documenti “in partenza” o “interni”. Le operazioni di protocollazione sono svolte in conformità al Regolamento comunale per la gestione del protocollo Informatico approvato con delibera di Giunta comunale n. 117 del 16-09-2009 come modificato dalla delibera commissariale n. 16 del 26-02-2011, e alle disposizioni impartite dal Responsabile dell’Area amministrativa.

Utilizzo esclusivo della PEC per le comunicazioni interne.
Per tutte le comunicazioni interne è disposto l’uso esclusivo della posta elettronica certificata. Per la trasmissione di documenti interni aventi rilevanza giuridica, il Soggetto abilitato effettua  la registrazione di protocollo “interno” ed appone gli estremi di protocollo all’interno del testo del messaggio di posta elettronica certificata. Quest’ultima operazione soddisfa l’obbligo della segnatura di protocollo. Il Responsabile dell’Area amministrativa adotta le procedure utili ai fini della diffusione omogenea dello strumento posta elettronica certificata all’interno dell’organizzazione comunale.

Smistamento della posta in arrivo.
L’addetto dell’Ufficio protocollo, effettuate le operazioni minime di registrazione, classificazione, e segnatura del documento in entrata, provvede ad assegnare la posta in arrivo mediante l’indicazione, apposta nel registro informatico, del Responsabile di Area competente, del Segretario generale o del Legale Rappresentante pro tempore, cui è destinato il documento, depositando gli atti all’interno di cassette postali appositamente istituite presso l’Ufficio protocollo. Quotidianamente, tali soggetti destinatari provvedono a ritirare la posta del giorno, direttamente o tramite personale formalmente incaricato, firmando il documento denominato “distinta di presa in carico”, riportante l’elenco dei documenti protocollati ed assegnati per competenza. Qualora il documento si riferisca a diversi destinatari interni, sarà cura dell’Ufficio Protocollo effettuare un numero idoneo di copie per lo stesso documento.

Gestione digitale dei flussi documentali 
L’Area amministrativa organizza e progetta la gestione digitale del flusso documentale, introducendo, in fase di protocollazione elettronica, l’acquisizione ottica dei documenti in arrivo (gestione documentale) e il successivo smistamento interno tramite il medesimo sistema. Dovrà essere previsto, altresì, che tutta la corrispondenza in entrata, recapitata a mezzo posta elettronica certificata, sia acquisita e registrata tramite il sistema di protocollazione e smistata con le stesse modalità elettroniche.

Il Responsabile dell’Area Amministrativa
Dott. Pellegrino GAGLIONE